Técnicas de como fazer uma boa reunião

Técnicas de como fazer uma boa reunião

Realizar uma boa reunião não é tão fácil, mas também, não é tão difícil, basta ter noções básicas, preparação prévia, segurança no assunto, criatividade e força de vontade para fazer bem feito. Mas na verdade, o que é uma reunião? Por quê se reunir? Quais as vantagens de fazer uma boa reunião?
O objetivo deste pequeno resumo é apontar algumas técnicas de como fazer uma boa reunião, informações estas, resultado das experiências vividas ao longo de quase 10 anos de caminhada da Pastoral da Juventude Rural com atuação no Tocantins.
Durante todo esse período de acompanhamento aos diversos grupos de jovens da roça, presenciamos muitas dificuldades da juventude em se organizar. E um dos fatores que tem contribuído para o seu agravamento, é sem dúvida, a grande dificuldade de fazer reunião que estabeleça a motivação e consequentemente proporcione a credibilidade na condução dos trabalhos garantindo assim uma participação contínua do conjunto dos membros de um determinado grupo.
A predominância do excesso de timidez por parte da juventude camponesa, considerada uma das características próprias que precisam ser mais bem trabalhada, é um dos aspectos que tem aparecido com freqüência. Outro fenômeno preocupante é o “machismo”, impedindo assim um melhor envolvimento das mulheres no engajamento pastoral.
São vários, os problemas que tem sido percebido nas comunidades rurais. Na maioria das vezes a juventude não é encarada como capaz de fazer as coisas, uma boa parte dos adultos não dão responsabilidade aos jovens, por acharem que são rebeldes e inconseqüentes. No campo, os jovens têm uma criação mais disciplinada, reflexo desse modo particular de orientação, tem afetado e muito o desenvolvimento pessoal, ocasionando um trauma prevalecendo à baixa estima e consequentemente “travando” o jovem a desenvolver habilidades através do pensar e agir. Os jovens do campo desde cedo, assumem responsabilidades para ajudar no sustento da casa, perdendo assim um momento importante para curtir o seu tempo de criança. Lógico que existem outros elementos que tem piorado esse quadro, porém, seria necessário um maior aprofundamento relacionado a outras questões de cunho social, cultural e econômico.
É necessário pensar e repensar o trabalho feito junto aos jovens do campo. Trazer todos esses pontos para serem objetos de reflexão. Encontrar formas de se fazer educação popular em vista do protagonismo juvenil, de encorajá-los a serem sujeitos da sua própria história, a exemplo, do jovem Nonatinho do Grupo Mãe Terra do Povoado Centro dos Borges do pequeno município de Riachinho-To, que no final deste ano estará defendendo o seu trabalho de conclusão de curso, e será o mais novo técnico em agropecuária com habilitação em agroecologia que ousa e acredita ser possível fazer da roça um lugar bom de viver.
O grupo Mãe Terra foi o primeiro do Tocantins a se organizar na Pastoral da Juventude Rural, atualmente conta com quase 20 jovens e no mês passado completou oito anos de idade e está em fase de receber toda uma estrutura para aprimorar a experiência da casa de farinha e da horta orgânica organizado pelo grupo de produção e resistência, que tem se reunido todos esses anos com entusiasmo, perseverança e ousadia, jamais perdendo a fé e a esperança.
Diante dos avanços e retrocessos é preciso fazer observações sobre a duração de um grupo. Nesse sentido refletiremos as três questões postas no início desse texto: O que é uma reunião? Por quê se reunir? Quais as vantagens de fazer uma boa reunião?
Reunião é um trabalho de grupo onde se envolve pessoas que buscam interesse comum. O Trabalho em grupo ocorre em três níveis diferentes: nível individual, nível de coordenação e nível de colaboração, a seguir descritos:
• Nível individual: as pessoas fazem um esforço individual em direção à meta do grupo, mas não há coordenação entre estes esforços. Neste caso, a produtividade da equipe é simplesmente a soma dos esforços individuais de cada membro do grupo.
• Nível de coordenação: os esforços individuais das pessoas do grupo são coordenados, isto é, um membro do grupo trabalha em uma tarefa e depois entrega o seu trabalho para outra pessoa do grupo dar continuidade. Os membros do grupo compartilham recursos críticos para alcançar as metas do grupo. Esta coordenação pode ser feita por um membro do próprio grupo.
• Nível de colaboração: as pessoas do grupo fazem um esforço combinado, ao invés de trabalharem como indivíduos independentes ou coordenados. O grupo alcança suas metas graças ao esforço conjunto de todos. Ao trabalharem com colaboração, novas oportunidades e questionamentos podem surgir sobre um problema ou assunto. Grupos trabalhando desta forma freqüentemente fazem uso de um facilitador, uma pessoa treinada e capacitada para dar atenção à eficácia e eficiência dos processos de grupo.
A partir dos três aspectos mencionados, podemos dizer que é importante o grupo ou grupos se reunirem, para falar de coisas boas, para sorrir, para planejar um futuro melhor, para realizar os sonhos e desejos, em vista do fortalecimento da organização grupal e da construção da cidadania.
Podemos dizer que são várias as vantagens de se fazer uma boa reunião. Uma reunião bem organizada e preparada se torna produtiva e agradável. A reunião que é solta torna-se chata, demorada, as pessoas começam a reclamar e há um esvaziamento. É preciso ser um ambiente de acolhimento, em que as pessoas se sintam parte. Uma reunião bem elaborada produz bons encaminhamentos e estabelece um processo de ações contínuas em benefício da comunidade facilitando a integração.
Mas para alcançar metas satisfatórias é preciso evitar alguns vícios que tem prejudicado o bom andamento dos grupos em reuniões, tais como: evitar a centralização de tarefas; evitar o personalismo (estrelismo); evitar falar de mais na reunião impedindo que outros expressem suas idéias, ou querendo mostrar que sabe muito, e com isso tem inibido os demais a obterem uma melhor participação.
Através da experiência vivenciada ao longo da trajetória da PJR, temos o prazer de apresentar algumas pistas de como tornar uma reunião mais agradável e produtiva, pensando em um processo organizativo e participativo. Segue abaixo pistas orientativas de como fazer uma boa reunião:
ü Convidar as pessoas com antecedência e confirmar suas respectivas presenças;
ü Preparar bem o local da reunião, tornar um espaço bem acolhedor, com frases bonitas e simpáticas;
ü Preparar a reunião antes, o que vai falar, quem vai explanar o assunto, a estimativa de tempo para cada assunto;
ü Garantir a pontualidade no início das reuniões;
ü Estabelecer um tempo mínimo entre uma a duas horas de duração de reunião;
ü Preparar dinâmicas de integração para quebrar o gelo;
ü Sempre registrar através de relatório escrito o ocorrido na reunião, relatando principalmente os encaminhamentos, ou seja, as definições;
ü Sempre planejar as atividades e dividir tarefas;
ü Sempre avaliar os avanços ocorridos e as dificuldades apresentadas;
ü É de grande relevância o momento da espiritualidade, principalmente, quando motiva a partilha da leitura bíblica;
ü Organizar um ambiente místico com a cara da juventude do campo, valorizando os símbolos da luta e da caminhada pastoral, tendo como referência maior Jesus de Nazaré;
ü Ensaiar bem os cânticos buscando envolver todos na cantoria;
ü A cada reunião escolher uma equipe de no mínimo três pessoas para preparar as próximas reuniões em forma de rodízio;
ü Sempre agir de acordo com as decisões tomadas em grupo, agindo principalmente, com transparência para manter a confiança e credibilidade recíproca entre os membros do grupo;
ü Caso não tenha local fixo para se encontrar, há uma orientação de que se faça em cada dia reunião na residência de um dos componentes do grupo, objetivando criar laços de aproximação e intercâmbio familiar.
Essas pistas são de suma importância para estabelecer um espaço de comunhão fraterna, exercitar a prática de decisões coletivas e estimular o grupo a viver melhor em comunidade respeitando as diferenças de idéias na busca de soluções para os problemas.


Araguaína-TO, 18 de Julho de 2008.


Silvano Rezende
Assessoria PJR